如何撰写高质量公文

酝酿准备阶段:要胸有成竹
“凡事预则立,不预则废”,公文写作动笔之前,也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否,直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容,也包括形式,要通过充分的酝酿准备,达到对整篇公文胸有成竹。具体来说,公文写作的准备应从以下几方面着手。
(一)明确“为什么写”——主旨目的要明。公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出,都有其特定的作用,也就是公文所要达到的目的。写一篇公文,首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。根据公文写作的目的来确定公文所要表明的主要观点、主张,即公文的主题。
(二)把握“写什么”——材料搜集要全。“巧妇难为无米之炊”,有无丰富的写作材料和参考资料,对于一篇公文的成败,起着十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要运用和参考的有关资料。全方位地掌握了解资料后,思想观点就会更加客观,方法步骤就会切实可行,写作起来也会游刃有余,写出的公文才能丰满充实。
(三)确定“怎样写”——谋篇布局要细。谋篇布局,就是围绕主题把有关内容组织成篇的过程。谋篇布局需要确定三个方面的内容:
一是定格式。要根据公文的主旨和目的,确定公文的发文对象,选择适当的文种。
二是定结构。要为公文建框搭架,即撰写写作提纲。写作提纲至少要解决如下问题:一是要进一步确定中心论点和写作思路;二是要确定总体结构、段落层次;三是要选择主要材料和骨干事例;四是要初步拟出文章的大小标题;五是要基本确定文章的开头、结尾和论证方式。
三是定重点。要根据文章的主旨目的,确定哪一部分应详写,哪一部分应略写。上述三个方面确定之后,剩下的就是文字工作了。
草拟初稿阶段:要一气呵成
准备工作好比是“十月怀胎”,起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作要一气呵成才能高效率地完成写作任务。
(一)身心俱入。撰写公文,也需要一种发自内心的写作欲望。公文写作者应当力求变被动为主动,形成一种“我要写”的心理状态。缺乏写作欲望的时候,就达不到呼之欲出的境界,只有成竹在胸,才能激发写作热情。
(二)一气呵成。初稿只是个“胚胎”,还有待修改,所以初稿写作时不必过于拘谨,尽可能写得丰厚一些,放开来写,根据主题表达的需要,做一些必要的调整。写作时遇到难点不要停笔,“跳过”继续往下写。一气呵成的文章,往往能文气贯通,思路畅通。
(三)不离主旨。执笔者在写稿时,在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针,不能随心所欲地改变和无限度地发挥,对自己的思想要有所收束,不能让它代替领导和集体的意图。
修改定稿阶段:要双向审改
作为执笔者,在修改公文时,既要站在行文者的角度,又要从受文者的角度对公文进行审改。
(一)要站在行文者的角度检验公文的准确性。对公文的修改,要从大处着眼,小处落笔,先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病,然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。
1. 看主题是否正确,表达是否清楚。首先检查主题是否正确,是否符合有关法规、方针政策等等。主题正确了,再看主旨是否表达清楚,文章的思想性是否与主旨相统一。
2. 看结构是否合理。修改时应检验结构布局是否完整合理,有无残缺脱漏;段落层次是否分明并合乎逻辑;过渡照应是否恰当;开头结尾是否得体等等。
3. 看选材是否正确、典型。根据写作目的和公文主旨的需要,对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃;材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨基础坚实。
4. 看语言是否精当,标点符号是否规范。初稿形成后,要逐字逐句推敲语言,删繁就简。同时,用词要准,是否公文的语体特色。另外,还要检查标点符号使用是否恰当,有无错别字等。这些看似细枝末节,但如果造成疏漏,就会使受文者产生误解或引发歧义,甚至出现重大错误。
(二)要站在受文者的角度检验公文的可行性。执笔者在修改公文时,还要从受文者的角度出发,对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验。
一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么,不要做什么,应当怎么做,政策界限必须正确,否则,在执行中必然会产生偏差。
二要查措施办法是否明确具体。要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件,均须写明情况和自己的要求及意见,并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件,对各级的要求,亦应规定明确。
三要查措施办法是否可行,各方面有无抵触。文件提出的实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行,否则,就可能成为一纸空文,达不到行文目的。
最后,公文完成后要注意查明下列问题:
提出措施、方法的理由是否充分,它与客观条件是否符合,在行文范围内是否有普遍指导意义。
同时,要检查文件的内容与上级发布的方针、政策、规定等是否保持一致,与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触,与过去本单位制定的有关政策规定是否有矛盾。如有不一致的地方,要根据情况进行修改或适当处理。
另外,还要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决,才能有效推动受文者自觉地按公文要求行动,促进公文目标的实现。

这四招写一篇高质量公文

对于公文而言,文体格式标准,一看就懂;手法技巧,一点就通;范文规范,即学即用,但写出来的内容质量,千差万别。有些人依靠写作获得了职务上的晋升,有些人依靠写作锤炼了立足于社会的技能,有些人依靠写作成了公知人物。初学者要如何提高自己的公文写作能力?这里有四个技巧,大家可以试试。

多提炼

刚参加工作的时候,一次去给领导呈办一个报告,自认为写的很好,里面的句子都是时下的热门金句,句子与句子之间都是气势恢宏的排比,读起来也是郎朗上口。去报件的路上还在不停的幻想,“这领导一看,还不重新认识我”。事与愿违,领导看完,给我讲

“把一页内容写成十页的人比比皆是,把十页内容写成一页的人寥寥无几”

几句话多年过去了仍然铭记在心。公文的作用,无非就是把通知、指示、命令传达到单位或者人,用语必须简洁明了。谁都不愿意看冗长却没有多少信息的文件,也没有人愿意听冗长却没有多少信息的文件。浪费的是大家的时间。

所以在公文写作的时候,要有古人为诗句中一个词捻断三根须的精神,反复读自己写的内容,把握好一个词、一句话、一个段落的要义,把里面的内容进行毫不痛惜的删改。这个过程很痛苦,尤其是看别人大刀阔斧的删改自己认为很得意的句子,但这是进阶的必经之路。

用短句

有些人感觉长句子读起来有感觉,那种文字叠加在一起,有磅礴的感觉。但公文不同于一般文体,纵然长句子有长句子的优势,在公文里长句子成分多,好不容易才能读完,容易产生不理解和歧义,这样就大大降低了公文的严肃性和法定性。比如一个新来的同事拿一个材料让我改改,里面有这么一句

“有的单位还存在在学习教育和学用转化上不敢面对自己查找深层次的问题”

试试一口气读下来也挺累人,我就改成这样再让他看

“有的单位不敢深查问题、不敢刀口向己,缺乏刮骨疗毒的勇气,总在‘学习教育积极性不高、学用转化不好’上打转转,不敢向深层次的问题和行为开炮”。

字数是多了,但对问题的画像更精确了,有了“,”更容易换气了。

少用“的”

“的”这类词很神奇,加上它,可能不多余,不加它,可能也不影响啥。比如“请下列同志参加部门招投标会议”,加上“的”也行,无非就是给“招投标会议”进一步的限定,是“部门的”不是其他什么地方的,但是不加呢,表意也很明确。所以,除非非加不可,尽量不加。另外一个方面,从我们朗读语气和发言方面考虑,你试试每次读到“的”都不是很平稳,包括舌头在空腔里的走位和口型。这方面,每个人用语习惯不一样,所以只是探讨。

善变通

前段时间给领导写一篇关于反腐倡廉的讲话,十八大报告中指出的是“打铁还需自身硬”,按照十九大报告中最新要求是“打铁必须自身硬”,一个词的变化体现了决心力度和要求。写初稿的时候自然紧跟最新指示要求用语,但通篇重读时感觉这两句话都被用烂了,虽然是最新要求,但这话已经深入人心,用了没有错,却没有新意。反复思考理解这话的内涵,直接改成

“打铁的人要先做铁打的人”

领导一看顿时眼前一亮。

在公文写作的时候,就是要把一些熟语、金句、经典等掰开来、揉碎了、捻烂了,充分吸收精华,把握主旨,变成自己的认识和体会。这也就是写作中经常讲的那句话,天下文章一大抄、看你会抄不会抄。

如何写出高质量的公文材料

突破一般化,写出质量高、份量重、影响大的材料,是每个从事机关材料写作的同志孜孜以求的事。但是,写材料难,写出高质量的材料更难,这同样也是所有机关材料写作的同志的共同感受。和“自古文章无定格”之说一样,怎样才能出高质量的材料,很难能够有一个明确统一的答案。下面,只能结合自己在机关从事写作的经验谈谈自己的一些粗浅体会和感受,和同行们一起商榷、探讨。

  一、如何写“新”

  机关材料的新,主要体现在内容有新意,即有新的情况和新的见解。但仅仅在内容上有新意,而缺乏恰当优美的形式来表达,新的内容也难以引起人们的注意。因此,要写出新意,在写作方法上一定要抓住结构和语言两个要素。机关材料的基本结构是“三段式”,即是什么、为什么和怎么办,但就一种文体、一份材料的具体结构来说,则是多种多样的。在问题的提法上,内容的安排上,段落的衔接上,观点和材料的配合上,都要勇于打破旧框框,创造一些新颖的形式。语言新,就是要尽量使用那些适合材料特点的新鲜话和“自己的语言”,尽量少用那些“老话”“套话”和“过时话”。是否新,对于经验材料和研究文章尤为重要,无论是问题、对策,还是角度、结构,总得有些新东西,否则,就很难引起人们的注意,很难被上级转发刊用。

  二、如何写“深”

  从一般意义上讲,衡量一份材料质量的高低,主要看其深度如何,而深度问题则又主要是个思想性问题。要写出有一定思想深度的材料,首先,必须抓住事物的本质。深刻,就是对事物的透彻认识,透过现象抓住本质,揭示出事物的内在联系。而不是局限于事物表层的肤浅的东西,表述一些皮毛、零散的现象。其次,要注重在理论和实践的结合上把道理讲深讲透。一份材料的思想深度,主要体现在观点的锤炼和道理的阐述上。要从理论与实践、观点与事例的结合上,把道理讲得精辟入里,材料的深度就出来了。这是一件十分重要并有很大难度的事情,非得反复推敲,苦苦思索不可。

  三、如何写“高”

  这里所说的“高”,就是通常所指的材料的高度。要想使自己所写的材料具有一定的高度,一是要站在党的路线方针政策和上级指示精神的高度上看问题。要善于使自己的材料与党的方针政策和上级的指示精神,特别是最新的政策和指示融会贯通起来。二是要站在全局的角度看问题。例如,写市委书记、市长的讲话稿,就要站在市委书记、市长的角度上,而不能站在作者自身的角度上;写党委工作的综合性总结材料,就要站在整个党委工作的角度上,而不能站在业务部门的角度上。三是要辩证地分析看待问题。观点的提出,道理的阐述,都要讲究辩证法,不能攻其一点、不及其余。突出重点不等于片面性,要讲清事物在整体中的地位和作用,以及同其他事物的区别和联系。观点鲜明,道理深刻,材料就有了高度。四是要着眼于实践中的新情况、新问题、新做法。总结新经验,标志着实际工作的提高,实际工作提高到一个新的层次,发展到一个新的水平,反映到材料中,自然也就有了高度。

  四、如何写“实”

  这里的“实”,主要是指材料写得实在、质朴。语言实在才能使人耐读;情况实在,才能使人信服;对策实在,才能具体管用。语言花哨,情况似是而非,对策大而无当,都不是高质量的材料。要把材料写实在,也是一件不太容易的事情。必须树立正确的思想观念,具有求真务实的精神,对问题做到不缩小、不掩盖,对成绩做到不夸大、不拔高、不造假;必须深入实际认真调查,不能在办公室里主观推断、凭空设想;必须细致研究,反复思考,努力使自己所概括的问题、所总结的经验、所提出的对策,都尽可能地符合客观实际。

  五、如何写“活”

  机关材料的“活”,主要体现在形象、生动、活泼。做到这一点,主要靠两条:一是精心选取事例。事例是机关材料中最有可能写得生动活泼的部分。精心选取,就是要从现实生活中大量的、可以说明观点的事例中,把那些典型的、动人的事例提取出来进行加工,突出其特点。选好写好一两个例子,往往能使整个材料活起来,给读者留下深刻的印象。二是善于使用典型的形象化语言。要善于从干部群众的口头语言中选取那些能恰当说明某一问题的生动形象的词句、短句,根据内容的需要加以提炼概括,运用于恰当的地方。群众性语言往往三言两语就能形象、生动、深刻地道出一个问题或揭示一条哲理,使材料大为增色。

  掌握写作知识,提高写作能力,不仅仅是个技巧问题,最主要是想不想学和下不下功夫学的态度问题。写材料是件苦差事,要经受收集素材、缺乏材料之苦,苦苦思索、难以表达之苦,加班加点、挑灯夜战之苦,反复修改、难以定稿之苦,到处投递、难以见报之苦,更有个别领导和同志不予重视理解、家属小孩唠叨埋怨等苦衷。但“世上无难事,只要肯登攀”,“锲而不舍,金石可镂”,只要具有强烈的成才意识和浓厚的写作兴趣,勇于吃苦,乐于吃苦;只要能够全身心的钻进去,孜孜不倦地勤学苦练,深钻细研,自己的“笔杆子”就一定会越“练”越“硬”,材料就一定能越写越好。

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